מדיניות פרטיות

עודכן לאחרונה: 1 בנובמבר 2026

המדיניות הזאת מסבירה איזה מידע אנחנו מקבלים, למה, איפה הוא נשמר ומה הזכויות שלכם. היא חלה על האתר של תיק מלא ועל השירות למשרדים. בכל מקום שכתוב כאן "אנחנו", הכוונה לתיק מלא, מפעילת השירות.

1. שני תפקידים שונים

מול משרדים שמשתמשים בשירות אנחנו מעבדים את המסמכים של הלקוחות שלהם עבור המשרד ולפי ההוראות שלו. המשרד הוא בעל המאגר ואנחנו מחזיקים ומעבדים את המידע בשבילו. מה מותר לנו לעשות עם המידע הזה מוגדר בהסכם עיבוד המידע. לקוחות של משרד שרוצים לברר משהו על המסמכים שלהם יכולים לפנות קודם למשרד ואנחנו נעזור לו לטפל בפנייה.

מול מבקרים באתר ומול המשרדים עצמם (שם, טלפון, פרטי המשרד ופרטי התשלום) אנחנו האחראים למידע והמדיניות הזאת חלה עליו במלואה.

2. מידע על מבקרים באתר

• טופס יצירת קשר וחלון ההרשמה: שם, טלפון, שם המשרד, סוג המשרד, מספר תיקים משוער, מערכת ה-CRM והערה, אם כתבתם. אנחנו משתמשים בפרטים רק כדי לחזור אליכם ולהתאים את ההצעה. הפרטים נשמרים אצלנו ונשלחים אלינו גם בהודעת וואטסאפ פנימית.
• הדגמת העלאת המסמך: המסמך שאתם מעלים עובר זיהוי אוטומטי, כולל בעזרת שירות בינה מלאכותית ומוחזר אליכם. אנחנו לא שומרים את הקובץ ולא את מה שנקרא ממנו. נשמרים רק נתונים טכניים בלי תוכן, כמו סוג המסמך שזוהה, משך הטיפול ומזהה מקוצר ומוצפן של כתובת ה-IP, כדי להגביל שימוש לרעה. מומלץ להשתמש במסמך לדוגמה.
• מקור הכניסה: אם הגעתם מפרסומת או מקישור, נרשם המקור (למשל פייסבוק) יחד עם הפנייה שתשאירו. הנתון נשמר בדפדפן שלכם רק עד סוף הביקור.
• מדידה: אנחנו משתמשים בכלי מדידת תנועה שלא משתמש בעוגיות ולא מזהה אתכם אישית, כדי לדעת כמה אנשים מבקרים ובאילו עמודים.

3. מידע על משרדים שמשתמשים בשירות

• פרטי ההתקשרות והחשבון: שמות, טלפונים וכתובות דוא״ל של אנשי הקשר והעובדים המורשים.
• פרטי חיוב: המסלול, החשבוניות וסטטוס התשלום. פרטי כרטיס האשראי נמסרים ישירות לספק סליקה מורשה ולא נשמרים אצלנו.
• נתוני שימוש: כמות מסמכים בחודש, תקלות ופעולות במערכת, לצורך תפעול, תמיכה וחיוב.

4. מסמכים של לקוחות המשרד

• הקבצים עצמם לא נשמרים אצלנו. כל מסמך מתקבל, מזוהה, משופר ומתויק ישירות ב-CRM ובדרייב של המשרד. הקובץ נשמר רק אצל המשרד.
• כדי שהמערכת תעבוד נשמרים אצלנו פרטי מעקב: שם הלקוח, הטלפון, סוג המסמך, שם הקובץ, מועד הקבלה ורשימת המסמכים של התיק. מספר תעודת זהות שנקרא ממסמך לא נשמר כמו שהוא, אלא רק כקוד חד כיווני שמשמש להתאמה בין מסמכים של אותו אדם.
• בינה מלאכותית: הזיהוי נעשה בשירות בינה מלאכותית בתנאים עסקיים. לפי התנאים, המידע לא משמש לאימון מודלים. המערכת מבקשת מהשירות רק את מה שנחוץ: סוג המסמך, הבנק, שם בעל המסמך ופרטים טכניים לחיתוך וליישור. היא לא שומרת את הטקסט של המסמך.

5. עם מי המידע משותף

אנחנו לא מוכרים מידע ולא משתמשים בו לפרסום. המידע מועבר רק לגורמים שנחוצים כדי לתת את השירות ורק בהיקף הנדרש:

• ספקי תשתית ענן לאחסון ולהרצת המערכת.
• שירות בינה מלאכותית לזיהוי מסמכים.
• שירות הודעות וואטסאפ עסקי, כדי לקבל מסמכים ולשלוח עדכונים בשם המשרד.
• המערכות של המשרד עצמו, שהמשרד בחר: ה-CRM והדרייב שלו.
• ספק סליקה וספק חשבוניות, לצורך חיוב.
• רשויות, רק כשהחוק מחייב.

כל הספקים מחויבים לשמור על סודיות ועל אבטחת המידע. רשימת ספקי המשנה המלאה זמינה למשרדים שמשתמשים בשירות, לפי בקשה.

6. העברת מידע לחו"ל

חלק מהספקים שלנו מפעילים שרתים מחוץ לישראל. העברה כזאת נעשית לפי תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), עם התחייבות חוזית של הספקים לשמור על המידע ברמת הגנה שאינה פחותה מזו שבדין הישראלי ולא להעביר אותו הלאה, למעט לספקי משנה שמחויבים באותם תנאים.

7. אבטחת מידע

• כל התקשורת עם האתר ועם המערכת מוצפנת.
• המידע נשמר אצל ספקים שמצפינים אותו גם בזמן אחסון.
• הכניסה למערכת נעשית עם חשבון Google ורק עובדים שהמשרד אישר יכולים להיכנס. כל משרד רואה רק את הלקוחות שלו.
• הגישה שלנו למידע מוגבלת לעובדים שצריכים אותה לתפעול ולתמיכה והם מחויבים בסודיות.
• אנחנו פועלים לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) ומעדכנים את אמצעי ההגנה לפי הסיכון.

אם יתרחש אירוע אבטחה שנוגע למידע של משרד, נודיע למשרד בלי דיחוי ונעזור לו בכל מה שנדרש לפי החוק.

8. כמה זמן המידע נשמר

• פניות מהאתר: עד שנתיים מהפנייה האחרונה, אלא אם הפכתם ללקוחות.
• פרטי מעקב על מסמכים: כל עוד המשרד משתמש בשירות. בסיום ההתקשרות הם נמחקים אצלנו בתוך 30 יום. המסמכים עצמם נשארים אצל המשרד, ב-CRM ובדרייב שלו.
• פרטי חיוב וחשבוניות: לפי התקופה שדיני המס מחייבים.

9. הזכויות שלכם

לפי חוק הגנת הפרטיות, אתם יכולים לבקש לעיין במידע עליכם, לתקן אותו או למחוק אותו ולבקש שלא נפנה אליכם יותר. לקוחות של משרד שמשתמש בשירות יכולים לפנות למשרד, או אלינו ונעביר את הבקשה למשרד. נענה לכל בקשה תוך 30 יום.

10. דיוור

נשלח לכם הודעות שיווקיות רק אם הסכמתם לכך. בכל הודעה כזאת יש דרך פשוטה להסיר את עצמכם. עדכונים תפעוליים על החשבון שלכם אינם דיוור שיווקי.

11. שינויים במדיניות

אם נשנה את המדיניות באופן מהותי, נעדכן את התאריך בראש העמוד ונודיע למשרדים שמשתמשים בשירות לפחות 14 יום מראש.

12. יצירת קשר

לכל שאלה או בקשה בנושא פרטיות: בוואטסאפ 055-2696556, או בטופס יצירת הקשר באתר.