הסכם עיבוד מידע

עודכן לאחרונה: 1 בנובמבר 2026

ההסכם הזה הוא חלק מתנאי השימוש. הוא מסדיר איך תיק מלא ("אנחנו") מעבדת מידע אישי בשביל המשרד שמשתמש בשירות ("המשרד"), לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981 ותקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017. ההסכם נכנס לתוקף כשהמשרד נרשם לשירות.

1. התפקידים

המשרד הוא בעל המאגר: הוא קובע למה המידע נאסף ולאילו מטרות. אנחנו מחזיקים ומעבדים את המידע בשביל המשרד בלבד.

2. מה מעובד ולמה

• מטרה: קליטת מסמכים שלקוחות המשרד שולחים, זיהוי שלהם, מתן שם, שיפור ויצירת PDF, תיוק ב-CRM ובדרייב של המשרד, מעקב אחרי רשימת המסמכים של כל תיק ושליחת עדכונים ותזכורות ללקוחות לפי הגדרות המשרד.
• סוגי מידע: המסמכים שהלקוחות שולחים (למשל תעודות זהות, תלושי שכר, דפי חשבון, דוחות ופוליסות), שמות, מספרי טלפון ופרטי התיק. חלק מהמידע הוא מידע על מצבו הכלכלי של אדם ולכן הוא מידע רגיש.
• של מי: לקוחות המשרד ובני משפחתם שמופיעים במסמכים ועובדי המשרד.
• משך: כל עוד המשרד משתמש בשירות ועד למחיקה לפי סעיף 10.

3. פועלים רק לפי הוראות המשרד

נעבד את המידע רק כדי לתת את השירות ולפי ההוראות של המשרד, כפי שהן באות לידי ביטוי בהגדרות המערכת, בתנאי השימוש ובפניות של המשרד. לא נשתמש במידע לשום מטרה אחרת: לא לשיווק, לא למכירה ולא לאימון מודלים של בינה מלאכותית. אם נקבל הוראה שלדעתנו מפרה את הדין, נודיע על כך למשרד.

4. סודיות

כל מי שעובד איתנו ונחשף למידע מחויב בסודיות בכתב. הגישה למידע ניתנת רק למי שצריך אותה לתפעול ולתמיכה ובהיקף הנדרש בלבד.

5. אבטחת מידע

נפעל לפי תקנות אבטחת מידע ברמה שמתאימה למאגר ובכלל זה:

• הצפנה של כל התקשורת ואחסון אצל ספקים שמצפינים את המידע.
• כניסה עם חשבון Google ורק לעובדים שהמשרד אישר. הפרדה בין המידע של משרדים שונים.
• הקבצים עצמם לא נשמרים אצלנו, אלא רק ב-CRM ובדרייב של המשרד. אצלנו נשמרים רק פרטי מעקב שנחוצים להפעלת השירות.
• אימות של הודעות שמגיעות מוואטסאפ, הגבלת גישה לממשקים ותיעוד של פעולות חריגות.
• בדיקה ועדכון של אמצעי ההגנה לפי הסיכון.

6. ספקי משנה

המשרד מאשר לנו להיעזר בספקי משנה מהקטגוריות האלה: תשתית ענן ואחסון, שירות בינה מלאכותית לזיהוי מסמכים, שירות הודעות וואטסאפ עסקי וספקי סליקה וחשבוניות. כל ספק משנה מחויב בחוזה לסודיות, לאבטחת מידע ולשימוש במידע רק לצורך השירות, ברמה שאינה פחותה מזו שבהסכם הזה. רשימת הספקים המלאה תימסר למשרד לפי בקשה. על הוספה או החלפה של ספק משנה נודיע למשרד לפחות 14 יום מראש. משרד שמתנגד לשינוי מטעמים סבירים רשאי לבטל ולקבל החזר יחסי על מה ששילם מראש.

7. העברה לחו"ל

המשרד מאשר שחלק מהעיבוד נעשה בשרתים מחוץ לישראל. העברה כזאת תיעשה רק לפי תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001 ובכלל זה עם התחייבות של הספק לשמור על תנאי החזקת המידע שבדין הישראלי, לא להעביר אותו הלאה ולאבטח אותו כראוי.

8. אירוע אבטחה

אם יתרחש אירוע אבטחה שנוגע למידע של המשרד, נודיע למשרד בלי דיחוי ולא יאוחר מ-24 שעות מהרגע שנודע לנו עליו. נמסור את מה שידוע לנו על האירוע, נפעל מיד לצמצם את הנזק ונעזור למשרד לעמוד בחובות הדיווח שלו לרשות להגנת הפרטיות ולנפגעים.

9. זכויות הלקוחות

נעזור למשרד לטפל בבקשות של לקוחות לעיון במידע, לתיקון או למחיקה. בקשה שתגיע אלינו ישירות תועבר למשרד בתוך 3 ימי עסקים.

10. סיום ההתקשרות

המסמכים עצמם נמצאים ב-CRM ובדרייב של המשרד ולכן נשארים אצלו. פרטי המעקב שנשמרים אצלנו יימחקו בתוך 30 יום מסיום ההתקשרות. לפני המחיקה המשרד יכול לבקש מאיתנו ייצוא שלהם. נשמור מידע מעבר לכך רק אם הדין מחייב ורק לתקופה ובהיקף שהוא מחייב.

11. בקרה

לפי בקשה ולא יותר מפעם בשנה, נמסור למשרד הצהרה בכתב על עמידה בהסכם ונענה לשאלות סבירות על אמצעי האבטחה. ביקורת נוספת תתואם מראש, בזמן סביר ובלי לפגוע במידע של משרדים אחרים.

12. החובות של המשרד

המשרד יוודא שיש לו בסיס חוקי לעיבוד, שמסר ללקוחותיו הודעה לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות, כולל על עיבוד אוטומטי בעזרת בינה מלאכותית ובשרתים מחוץ לישראל ושקיבל את הסכמתם להודעות וואטסאפ. על המשרד לתת לנו רק הוראות שמותר לתת לפי הדין.

13. כללי

אם יש סתירה בין ההסכם הזה לבין תנאי השימוש בנושא הגנה על מידע אישי, ההסכם הזה גובר. הגבלת האחריות שבתנאי השימוש חלה גם עליו, ככל שהדין מתיר. על ההסכם חל הדין הישראלי.